В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) завоевывают все больший рынок комплексных IT-решений Российской Федерации, Украины, Казахстана и других стран бывшего СССР. Особенной популярностью СЭД пользуются у крупных корпоративных клиентов – госучреждений, банков, больших коммерческих предприятий с разветвленной сетью филиалов. Заинтересованность таких клиентов в электронном документообороте легко угадывается: значительные объемы обрабатываемой информации, автоматизация бизнес-процессов и увеличение производительности труда, стратегический анализ и принятие решений, большая цена ошибок вследствие потери информации или ее несвоевременной обработки, защита документов от несанкционированного доступа и распределение полномочий и т.д.
В то же время крупным клиентам приходится идти на серьезные расходы при внедрении СЭД. Стоимость систем достаточно высока, внедрению предшествует длительный период изучения предприятия и формализации его бизнес-процессов. Далее – не менее длительный период опытной эксплуатации и обучения сотрудников и, наконец, постоянная техническая поддержка в процессе штатной эксплуатации.
Вследствие перечисленных выше факторов малый и средний бизнес, как правило, весьма скептически настроены к идее внедрения у себя электронного документооборота. От присутствующих на рынке СЭД небольшие компании ожидают бесплатных демо-версий программного обеспечения, которые можно легко установить и развернуть на отдельных машинах. Такие клиенты ждут простых настроек и возможности администрирования специалистами с невысокой квалификацией. Немаловажным обстоятельством является наличие подробной документации и обучающих роликов, позволяющих быстро ознакомить с основной функциональностью системы и начать работу без какой-либо поддержки со стороны разработчика ПО. Только после такого малозатратного, но эффективного изучения преимуществ СЭД, небольшие компании могут согласиться на покупку лицензий и полномасштабное внедрение у себя электронного документооборота.
Одной из систем, присутствующих на рынке и позиционируемых в качестве СЭД для малого и среднего бизнеса, является система электронного документооборота FossDoc разработки украинской компании ФОСС-Он-Лайн (г. Харьков). Наша компания ФОСС-Он-Лайн давно и хорошо известна как разработчик корпоративных систем передачи данных, прежде всего в государственных органах и крупном банковском бизнесе Украины. Система FossDoc, «продолжая традицию» предшествующих ей продуктов, также изначально была ориентирована на работу в больших организациях. Полная функциональность системы включает в себя практически все аспекты современного электронного делопроизводства и документооборота:
- Создание виртуальной структуры предприятия, которая соответствует реальной, и поддержка «ролевых» действий сотрудников с возможностью замены одного сотрудника другим в процессе работы.
- Распределение прав доступа к папкам, содержащим документы, к самим документам и полям в документе.
- Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, служебными записками, обращениями граждан: регистрация, учет, автоматизация процесса подготовки и наложения резолюции на документ. Осуществление контроля над исполнением документов.
- Поддержка нескольких канцелярий, которые расположены в отдельных подразделениях организации с регистрацией документов в каждой из канцелярий.
- Мощный поисковый сервис с возможностью просмотра вложенных и связанных документов.
- Гибкая настройка маршрутов документов с указанием порядка выполнения документов.
- Интеграция с популярным офисным программным обеспечением.
- Ведение истории и статистики изменения документа.
- Поддержка электронной цифровой подписи.
- Доступ к базе данных через Web-интерфейс.
- И многие другие функции.
В тоже время, как показывает практика, полная функциональность современных СЭД вряд ли будет востребована клиентами от малого и среднего бизнеса. Большая часть таких клиентов вообще готова рассматривать СЭД всего лишь как «продвинутую» систему хранения и учета электронных документов. И только в последнее время наметилась тенденция восприятия СЭД в качестве важного компонента управления бизнес-процессами предприятия. Ведь на этапе внедрения СЭД наши заказчики начинают моделировать свою организационную структуру и документопотоки в терминах объектной модели FossDoc. Такая формализация бизнес-процессов заставляет наших клиентов по-новому взглянуть на свои управленческие механизмы и, по возможности, их оптимизировать.
В результате анализа потребностей в документообороте небольших компаний мы пришли к нынешней политике лицензирования FossDoc. Система представлена линейкой продуктов. Каждый продукт состоит из набора модулей, отвечающих за выполнения определенных функций. Чем больше модулей в продукте – тем выше его стоимость. Например, продукт FossDoc Start состоит из минимального набора модулей: базового и хранилища документов. Данный продукт полностью «перекрывает» все потребности маленьких компаний (5-10 чел.), которые нуждаются в хранилище документов с распределением прав доступа для сотрудников и простой системе коллективной работы с документами. С помощью данного продукта Вы можете уже создавать маршруты исполнения документов, работать с входящей и исходящей корреспонденцией. Продукт интегрирован с почтовым клиентом и другим популярным офисным ПО. При этом стоимость серверной части СЭД оказывается намного ниже, чем у присутствующих на рынке аналогов.
Существует еще два продукта FossDoc, рекомендуемых нами для малого и среднего бизнеса: FossDoc Standard и FossDoc Professional. Кроме функций, содержащихся в FossDoc Start, данные продукты имеют возможность автоматизированной подготовки проектов документов. А продукт FossDoc Professional позволяет также работать с резолюциями по документу и служебными записками, что соответствует уровню делопроизводства в организации с разветвленной структурой (много отделов разного уровня подчинения, несколько канцелярий).
Более того, у заказчика есть возможность покупки отдельных модулей, содержащихся в более дорогих продуктах FossDoc для крупного, банковского бизнеса и государственных структур (Corporative, Enterprise, Banking и Government). Например, Вы можете дополнительно внедрить у себя электронную цифровую подпись или поддержать отдел контроля над исполнением документов.
Одним из наших основных приоритетов при разработке СЭД для небольших компаний было максимальное упрощение процессов установки, настройки ПО и быстрое освоение пользователями основных возможностей системы без непосредственного участия разработчика. Демо-версия FossDoc обладает функциональностью наиболее дорогого c максимумом возможностей продукта FossDoc Enterprise. Ограничением демо-версии является лишь количество одновременно подключенных к системе пользователей (5 чел). Таким образом, поработав с демо-версией, Вы сможете определиться, какой из продуктов FossDoc наиболее подходит для решения Ваших задач и нужны ли Вам дополнительные модули, расширяющие его функциональность.
В заключение хотелось бы отметить, что даже если Вы и не планируете в ближайшее время приобретение СЭД, попробуйте установить и поработать с нашей бесплатной демо-версией FossDoc. Может оказаться, что ее возможностей будет вполне достаточно для решения задач документооборота на Вашем предприятии.
Успешного Вам бизнеса!
А. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналитик компьютерных систем
